如何进行项目变更管理？

变更是导致项目失败的主要原因，也是项目管理的最大难点之一（很多人认为没有“之一”）。如何进行项目变更管理控制就是项目管理不得不高度重视的课题了。没有变更的项目是基本上不存在的，变更失控的项目是注定要失败的，作为项目经理，我们该如何使项目变更管理受控？我们建议可以按以下九个步骤实施有效的项目变更管理。

第一步，当有人提出变更时，首先要评估信息的准确性，确认项目变更事实。       

也许人们并非真的需要这个新功能，只是一时兴起而已。如果是这种情况，估计无论怎样变更都不会得到好的结果。这种变更就是所谓的“用正确方法解决一个错误问题”。因此，此时最应该做的是了解其真正的需要，而非变更管理。切记，定义问题比解决问题难。

第二步，提供变更申请的书面记录。       

原则上讲，谁提出变更就应由谁提出书面申请。不得不面对的一个现实是，在一个不成熟的商业环境中，我们的客户一般都位于相对强势的位置——不愿意甚至不提供书面申请！怎么办？既然客户不愿意提供，那我们来写好了。当我们完成了书面文件以后，呈给客户：“领导，这是我根据您的意思所起草的文件，请审阅。如果我的理解是正确的，就请您给我确认下；如果我的理解有问题，就请您批评指正，然后我修改后再向您汇报。” 一般而言，当我们这样跟客户沟通时，客户是会认可并确认的——毕竟客户也想把项目做好。 有没有客户会“打死也不确认（签字）”？对于这个问题，我不敢说就一定没有，只能说，在我本人从事项目工作的20余年中还没有遇到。下表是一个项目变更申请表模板：

第三步，分析变更对范围、进度、成本、质量等诸方面的影响。       

项目的十大知识领域是一个相互联系的系统，一个方面的改变，会对各方面造成影响。请不要忽视变更对时间安排和质量的影响。在我国，成本意识已经深入人心，注重成本已经无须强调。 

第四步，沟通变更影响，确认是否取消变更。

第五步，针对变更请求，提出相应解决方案。        

变更很可能需要额外的费用、资源和时间，因此，应建立由来自不同领域的人员组成的变更控制委员会，以批准或否决变更。这个委员会的组成人员必须有相应的职位和权限，有能力在管理上做出承诺。 我必须提醒你，在没有解决方案之前，请不要向高层汇报。否则，他们会问：“我要你干什么！”公司往往有多个项目在同时进行，要命的是，每个项目都不理想，问题很普遍，如果每个人都直接把问题交给管理层，估计他们会崩溃。当然，他们在崩溃之前，会把你先弄崩溃！倒霉的还是你自己。 所以，最佳的方式应该是给出至少3种解决方案且应该这样汇报：“领导！最好这样做，这是上策；如果不行，就这样做，这是中策；实在不行，就这样做，这是下策。” 总之，让管理层做选择题，不要让他们做问答题。 

第六步，查阅审批权限，选择合适人员对变更进行审批。      

请务必要记住变更的权限问题，没有合法授权的人来签字批准会造成令人不快的矛盾。 

第七步，召开变更控制会议，批准或否决变更。      

如果需要，及时召开变更控制会议对变更做出决策。 

第八步，根据对变更请求的审批状态，与相关人员进行沟通。  

第九步，指导与执行变更相关工作，跟踪变更执行状态。       

以上九步用一张流程图可以表示如下：

保证变更的正确执行，保证相应的变更都被登记、评估、批准、跟踪和正确实施，从而确保所规定的功能要求都能实现。在变更执行过程中，要注意将变更执行结果及时通知相关人员，同时做好执行结果的实时跟踪。      

变更是不可避免的，当变更发生时，一定有要正式的变更机制，冷静应对。从心理学上讲，上图所示的流程的意义就是“烦琐”——你可以变更，但要经过一些程序、填一些单子，当然还得等上一段时间。流程人为地增加了变更的摩擦系数，让变更变得困难，客观上降低了变更的频率。我相信，读到这里你也慢慢理解了公司的很多复杂程序的合理性。