一小时过程定义法

20年前，我在美国国防部下属某部门担任EPG组长。最初的建立内部标准过程文档的工作，让我感到非常棘手：面对庞杂的业务流程、众多的角色职责，以及需要统一的标准化要求，我一度不知从何下手。后来，圣地亚哥海军系统（SPAWAR）提供了一套完整的模板，这为我的工作带来了极大的启发。我以这些模板为基础，逐步整理出我们部门的标准过程文档。这一过程虽然艰难，但耗费数月终于初见成效。

之后，我的朋友Suz Garcie在她的书《CMMI生存指南》中提到了一种更为高效的方法，称为“一小时过程定义法”。这种方法能够在短短一个小时内快速完成70-80%的过程定义，大大提升了效率。受到启发后，我将这一方法应用于多个客户辅导项目中，包括国开行和河北世窗等企业。实践证明，这种方法简单高效，特别是在动态环境中效果尤为显著。

基于这些经历，我撰文介绍“一小时过程定义法”，希望能够帮助更多企业在快速变化的市场中，轻松实现过程的建立与优化。

为什么需要“一小时过程定义方法”？

在快速变化的商业环境中，企业经常面临如下挑战：如何快速响应不断变化的需求？如何优化内部流程？如何在不牺牲质量的前提下提高运营效率？然而，传统的过程设计和优化方法通常过于僵化，存在以下痛点：

1、周期过长
企业总希望建立一套大而全的标准过程。从调研到最终成稿，往往需要数周甚至数月时间，这与企业追求敏捷和高效的目标背道而驰。

2、复杂性
在设计过程中，团队常常陷入细节讨论，导致效率低下，难以快速交付结果。

3、沟通障碍
跨部门协作中，角色和职责的不明确，团队之间缺乏共识，进而影响效率和成果。

针对以上问题，“一小时过程定义方法”提出了一种快速、灵活的解决方案，能够在有限时间内完成70-80%的初稿设计，为后续优化提供坚实基础。

"一小时过程定义方法"的优势

1、高效性
在固定的时间框架内完成主要工作，避免传统方法的冗长流程。

2、灵活性
适用于多种场景，无论是新流程设计还是现有流程优化，都能快速达成目标。

3、团队协作性

通过清晰分工和时间管理，激发团队的集体智慧和潜力。

首先，什么是过程？

“过程”是为实现特定目标而组织的活动集合。一个完整的过程包含以下要素：

• 1、输入与输出：明确起点和终点，以及关键的产出物。
• 2、活动步骤：定义实现目标所需的任务和操作。
• 3、角色与职责：指定每一步的执行者及其具体职责范围。
• 4、规则与指南：确保每项活动遵循既定的标准或规范。

通过“一小时过程定义方法”，团队可以快速构建清晰的过程初稿，为企业运营打下扎实基础。

方法的核心理念

“一小时过程定义方法”结合了敏捷思想的精髓，强调快速迭代和团队协作，具体包括以下理念：

1、时间盒管理
限定每个过程设计阶段的时间，促使团队集中精力完成核心内容。

2、迭代优化
初稿完成70-80%即可满足基本需求，后续通过多次迭代完善细节。

3、直观可视化
使用白板或在线工具（如Mural、Miro），通过颜色编码的便利贴将流程可视化，便于团队快速理解和协作。

4、团队协作
明确分工和职责分配，充分发挥每位成员的专业知识和经验。

方法的适用场景与案例分析

“一小时过程定义方法”适用于各种规模的组织和场景，包括但不限于以下情况：

1、新过程建立
通过专业人员的参与，快速定义研发、测试、交付等关键环节的过程，为企业的团队提供清晰的行动指引。

2、现有流程优化
在过程效率低下或存在瓶颈时，通过该方法快速分析并设计改进方案。

3、跨部门协作
在涉及多个部门的工作中，利用该方法快速达成共识，明确角色分工和协作模式。

4、对标最佳实践
借助如 CMMI 等行业标准模型，快速填补企业标准过程中的不足。

5、应急方案设计
在紧急情况下（如客户投诉或突发事件），使用该方法快速制定应对流程。

方法的实施步骤详解
“一小时过程定义方法”分为三个阶段：准备阶段、过程定义阶段和收尾阶段。以下是每个阶段的详细步骤：

步骤 1：准备阶段

1、明确顶层结构
在开始之前，团队需要定义过程的整体框架，例如基于瀑布或敏捷方法的整体框架。这包括每个子过程的名称、范围及逻辑关系。

2、组建团队
成功实施方法的关键在于组建一个高效的团队。团队成员应覆盖所有涉及领域，并熟悉当前业务。

3、定义角色
列出业务流程中所有的角色及其职责，确保设计全面且不遗漏关键任务。

4、准备工具

需要足够大的工作空间，以及白板、不同颜色的便利贴（例如，橙色代表角色，蓝色代表任务，绿色代表产出或事件，粉色代表指南或规则）或使用网络画布协作平台（如Mural，Miro）。

步骤 2：过程定义阶段

1、分解任务
每个子过程分解为不超过15个任务，避免流程过于复杂。

2、可视化设计
按照角色顺序排列，逐步定义流程。

3、冲刺与审查
每个子过程设计分三个15分钟冲刺完成，每次冲刺后进行5分钟审查，确保过程质量。

4、团队协作
各团队成员专注于自己熟悉的领域，遇到问题及时与协调人沟通。

步骤 3：收尾阶段

1、编号与记录
使用 RNX 编号规则（R 表示角色，N 表示子过程，X 表示任务编号），为每张便利贴编号，便于后续整理和调整。

2、拍照保存
完成初稿后，用相机记录每个白板内容，确保信息完整。如果使用Mural等协作平台，可以建立相应的基线。

3、审查与反馈
团队成员对流程初稿进行整体审查，提出优化建议。

4、电子化转录
将流程初稿转录为电子文档，便于进一步优化和分享。如果使用Mural等画布工具，可以导出到其它格式进行分享。

总结
“一小时过程定义方法”是一种高效的工具，能帮助企业快速应过程设计中的挑战。通过科学的步骤和工具支持，该方法不仅提升了团队效率，还为后续优化和迭代提供了坚实的基础。如果您对这一方法感兴趣，欢迎联系我进一步交流！

下面几张图片展示了这一方法在客户中的实际应用实例，均取得了良好效果。

本文作者：高山 CMMI高成熟度主任评估师 讲师