责任分配矩阵：高效团队协作的关键

责任分配矩阵是一种将所分解的工作任务落实到项目有关部门或个人、并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。

责任分配矩阵是一种矩阵图。一般情况下，它以组织单元为行、工作元素为列。矩阵中的符号表示项目工作人员在每个工作单元中的参与角色或责任。

在项目管理的实践过程中，通常有8种角色和责任，具体如下：

R——执行工作；

D——单独或决定性决策；

B——部分或参与决策；

P——控制进度；

T——需要培训工作；

C——必须咨询的；

I——必须通报的；

A——承担责任的；

用来表示工作任务参与类型的符号有多种不同的形式，比如：数字式、字母式或几何图形式。这些标注形式不但易于制作和解读，而且能够较清楚地反映出项目各工作部门或个人之间的工作责任，以及相互关系。

责任分配矩阵是一种矩阵图，矩阵中的符号表示项目工作人员在每个工作单元中的参与角色或责任。采用责任分配矩阵来确定项目参与方的责任和利益关系。

通过责任分配矩阵可以将所需完成的工作合理分配给每一位团队成员，并明确各自在各项工作中应承担的职责。

下面以符号表示某工程项目为例来说明用这几种方式表示的责任分配矩阵。用符号表示的该项目的责任分配矩阵如下表所示：

当我们在项目上实际使用责任分配矩阵是，大致有以下几个步骤：

1.项目小组成员运用工作分解结构（WBS）等工具列出需要完成的项目任务，如果已经有了项目的WBS，则可以直接用WBS 中的工作包。

注意：要尽可能把任务分解到可由一人单独完成（这一项与我们在为了备考时的理论课中的要求是不一样的），完成这项工作有且只能有一个交付结果。任务分解不彻底，就难以落实到具体的人头上，而且可能导致人员分工出现混乱的情况。

2.列出参与项目管理，以及负责执行项目任务的个人或职能部门的名称，并且搞清楚这些人员的教育背景、工作经验、性格特征，以及能够用在项目上的工作时间情况，以便在分工时统筹考虑。

3.以工作任务为行，以执行工作任务的个人或部门为列，画出相互的关系矩阵图。当然，按照个人或者组织偏好也可以互换行和列的内容。

4.在矩阵图的行与列交叉窗口里，用字母、符号或数字显示任务与执行者在项目管理中的角色和职责，任务执行者在项目管理中通常有三种角色和职责：

① A：直接责任或参与；也代表承担交付物结果的责任，简称为“担责”；

② R：直接责任；也即“职责”，是直接参与具体交付物构建、设计、制造等工作活动的责任；

③ I：参与或知情；

5.检查个人部门或人员的任务分配是否均衡、适当，是否存在任务被过度分配或者分配不当的现象和情况；如果有必要则做进一步的调整和优化。

6.将完成后的责任分配矩阵与项目成员沟通，让每个人都明白自己的项目中的任务和要求，确保他们明确各自的角色和承担的责任，获取他们的承诺，从而确保项目各项任务的完成。

7.将责任分配矩阵与相关的职能部门经理沟通，让职能部门经理清楚他们部门的人员在项目中承担的工作任务和职责，以及项目对这些工作任务的要求，以便最大程度地得到职能部门的支持。

8.必要时，还要将责任分配矩阵与客户沟通，获得客户的认可和确认。

责任分配矩阵是由线条、符号和简洁文字组成的图表，它不但易于制作和解读，而且能够较清楚地反映出项目各工作部门或 个人之间的工作责任和相互关系。

责任分配矩阵可以使用在工作分解结构的任何层次，比如战略层次的里程碑责任分配矩阵、项目分级的程序责任分配矩阵，以及日常任务和活动的责任分配矩阵。

责任分配矩阵是在项目管理中对于人力资源与工作任务进行有效管理的常用且重要的工具。它有几项非常重要的作用：

1.将项目的具体任务分配、落实到相关的人员或职能部门，使项目的人员分工一目了然，每个成员都能明确各自的职责；

2.清楚地显示出项目执行组织各部门或个人之间的角色、职责和相互关系，避免责任不清而出现的推诿、扯皮现象；

3.可以充分考虑任务执行人员的工作经验、教育背景、职业资格、兴趣爱好、年龄性别等特征进行分工，确保最适当的人去做最适当的事，从而提高工作和项目管理的效率；

4.有利于项目经理从宏观上看清任务的分配是否平衡、适当，以便进行必要的调整和优化，确保项目人力资源得到充分、有效的使用。

综上所述，责任分配矩阵简洁明确地显示出项目人员的分工情况。通过责任分配矩阵，项目的各项工作都能落实到具体的责任人；确保项目因岗设人，人人有事做，事事有人负责，从而避免责任不清而出现的无人负责、推诿扯皮的现象。

本文作者：程涛